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nochedía

Cómo funciona el Time Blocking

1200 palabras
5 minutos
July 4, 2019
blogemprender

Te hablo del time blocking y de cómo te puede ayudar a aumentar la productividad

  1. Prólogo
  2. Qué es el time blocking
  3. Porqué es mejor que un calendario?
  4. En bullet points
  5. Paso uno, planear
  6. Paso dos, bloquear
  7. Paso tres, actuar
  8. Paso cuatro, revisar
  9. Resumen

Prólogo

Organizarse parece sencillo, pero no lo es, la tentación a procrastinar es permanente y es tremendamente fácil que pase desapercibida

Esa priorización sutil de las tareas que menos nos fatigan, esos pequeños instantes que se perpetúan sin saber muy bien cómo, o esas tareas también muy importantes que de alguna forma han conseguido expandirse toda la mañana sin dejar espacio a aquello también muy importante pero que simplemente no queríamos hacer

El time blocking nos permite batallar contra esa mala organización espontánea de una manera terriblemente sencilla, y esa es la gracia del asunto

Qué es el time blocking

El time blocking es un calendario

Dicho así parece muy poca cosa, y además todos hemos utilizado calendarios y seguimos aquí buscando mejores herramientas

El time blocking es un calendario con ciertas restricciones y normas

  1. La norma número uno es: los eventos tendrán una duración limitada y definida
  2. La norma número dos es: durante ese evento no hay nada más, no existe otra cosa
  3. La norma número tres es: nunca infringir las normas uno y dos

Tan sencillo como eso

Porqué es mejor que un calendario?

Porque es inflexible y preciso, y porque es un escudo

Cuando alguien intente romper nuestro calendario, nuestro time blocking saldrá para recordarnos a nosotros y al visitante que ya tenemos una cita y que lo suyo tendrá que esperar

Cualquier asunto no programado se encontrará una barrera de entrada, y habrá que negociar si se cuela o si tiene que pedir hora

Y en resumen, porqué nos hace ser más conscientes de qué estaremos perdiendo si dejamos que una interrupción nos altere nuestro time blocking

Sin esa estructura, cualquier urgencia tendrá vía libre para entrar en nuestro espacio y robarnos horas de nuestro tiempo

Pero con una estructura time blocking cualquier urgencia se tendrá que comparar con lo que ya habíamos planeado, y no todas las urgencias pasarán por encima, el time blocking nos forzará a priorizar basado en la importancia de nuestras tareas y no sólo en la urgencia

En bullet points

  1. Nos obliga a cuantificar las tareas
  2. Nos obliga a priorizarlas entre ellas
  3. Nos protege contra las distracciones
  4. Nos permite organizarnos y centrarnos
  5. Nos permite identificar qué es urgente y qué es importante
  6. Nos permite ver a largo plazo al centrar nuestras miradas en qué estamos haciendo en el corto plazo
  7. Nos protege contra externos que quieren nuestro tiempo, sean humanos o no
  8. Nos cuantifica qué impacto tienen nuestras interrupciones del día a día en nuestros planes a medio y largo plazo
  9. Nos evita procrastinar
  10. Nos permite cerrar temas y por lo tanto, avanzar más rápido
  11. Nos elimina las micro-tareas: no podremos consultar el correo durante 2 minutos por si acaso, o está en el time blocking, o no está
  12. Nos fuerza a ser realistas con el tiempo y las tareas que tenemos
  13. Nos entrena para valorar mejor los esfuerzos y los requerimientos de nuestro trabajo
  14. Nos permite trabajar más en discontinuo con espacio entre tareas, rompiendo con la sensación de jornadas maratonianas y eternas

Paso uno, planear

Antes que distribuir, hay que tener una lista de qué hay que distribuir, y hay que tener una visión a medio plazo de a dónde queremos ir

  • Esto es, hay que hacer una lista de tareas que una vez conseguidas nos tienen que llevar a donde queramos estar a medio plazo

En esta lista, las tareas hay que priorizarlas por el valor que tienen en tanto en cuanto nos acercan a esa visión

  • Luego, hay que tener otra lista de tareas que tienen que hacerse para sostener el día a día, tareas que no nos llevan a ningún sitio pero que son necesarias para que todo siga funcionando

Por ejemplo, limpiar el correo, meditar, escuchar podcasts, revisar el time blocking, valorar el estado actual de los proyectos, etc

  • Y una vez tengamos las listas, hay que marcar aquellas que son pesadas de aquellas que son ligeras, donde los conceptos de pesado o ligero van de la mano con la energía que nos requerirá el hacerlas

Cuando hacer el time blocking?

Se recomienda hacer el time blocking del día siguiente por la tarde, o el de la semana siguiente el viernes o domingo por la tarde

Paso dos, bloquear

Una vez ya tenemos las listas de tareas necesarias, priorizadas como más o menos importantes y más o menos urgentes, y etiquetadas como pesadas o ligeras, ya podemos bloquear tiempo para asegurarnos que esas tareas sí se van a hacer, determinar cuándo se van a hacer, y cuánto tiempo dedicaremos a hacerlas

Cómo bloquear?

Si no tenemos mucha idea de cuanto tiempo nos llevará hacer según qué tareas, no hay problema, se trata de hacer una estimación y bloquearlas en el calendario, luego ya se irá iterando para corregir esas estimaciones las veces que hagan falta

Se puede ser muy preciso, o muy vago. Se pueden dejar bloques de dos horas para "reuniones" o "organización de proyectos" sin concretar más, o se pueden reservar bloques de media hora para acciones concretas como "revisar el correo", "hacer campaña de google ads", o "hacer ese curso de programación en JavaScript" 🖖

Dependerá de cada uno, de la naturaleza de las tareas, y de nuestro momento, quizá estemos en una época con tareas diversas y segmentadas, o quizá con pocas tareas y de trabajo profundo, cada contexto y cada personalidad nos dirán con qué manera nos sentimos mejor organizándonos

Y no hay que olvidar de balancear las tareas pesadas por la mañana y las ligeras por la tarde, a no ser que por lo que sea trabajemos mejor por las tardes

Paso tres, actuar

Esta es la parte sencilla, una vez programado nuestro calendario aquí sólo tenemos que obedecer, hacer lo planeado y no mirar hacia atrás

El calendario es sagrado, sólo las emergencias serán capaces de alterarlo, o las tareas mismas si vemos que les tenemos que dedicar más o menos tiempo del que habíamos pensado

Para todo lo demás, el calendario es como un bastión o unas escrituras sagradas, nada puede alterar lo que allí se ha escrito 😎 😅

Paso cuatro, revisar

Es importante revisar el time blocking básicamente porque cada semana cambia, cada semana o cada día es distinto por lo que siempre habrá espacio para mejoras y correcciones

Lo suyo es valorar el diseño que hemos hecho al final de cada bloque y al final del día

Revisar querrá decir corregir los intervalos de tiempo si es necesario, y mover los bloques en función de las novedades que tengamos, las nuevas prioridades, los nuevos proyectos, etc

El objetivo no es llegar a un calendario perfecto, esto es $1, el objetivo es tener un calendario útil que nos aumente la productividad y la satisfacción personal

Resumen

Organizarse es no sólo importante sino una herramienta imprescindible para sacar el máximo provecho de las pocas horas que habitualmente tenemos para trabajar

El time blocking está de moda, y por una buena razón, es una estrategia minimalista de hacer una sóla cosa a la vez o el focus on one thing at a time combinado con el poder de programar esas actividades en modo bunker, esto es, a prueba de interrupciones

Ya se dice, menos es más o en otras palabras, constatar que el tiempo es finito y que o nos centramos en lo que importa, o no lo vamos a conseguir

You can do anything, but you can't do everything

Dedicaré otra entrada a hablar de los programas que nos facilitan el diseño y seguimiento del time blocking, pero avanzo que yo soy muy fan de Clockify

Qué tal la entrada?
👌 Bien 🙌🙌
👍 Bien, pero algunas cosas podrían explicarse mejor 😬
🤷‍♂️ Da por sentadas demasiadas cosas 😒
🤷‍♂️ A ver, hay poca chicha 😬
🤷‍♂️ Los ejemplos no son muy claros 🙇‍♂️
🤷‍♂️ No se entiende, está mal escrito 👎
✍️ Hay errores, revísalo en cuanto puedas 🙏

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